Störungsmeldung veröffentlichen: von der Meldung bis zum Bildschirm
Wie eine Störung aus dem Bestand in wenigen Minuten auf allen betroffenen Bildschirmen steht – Schritt für Schritt.
Der Aufzug in Haus 12 steht. Die Meldung kommt morgens um kurz nach acht vom Hausmeister in die Geschäftsstelle. Bis zum Mittag haben sieben Mieter angerufen und gefragt, wie lange das dauert. Genau diese Anrufe lassen sich vermeiden, wenn die Information dort steht, wo die Mieter ohnehin vorbeikommen.
Der folgende Ablauf dauert in der Praxis drei bis fünf Minuten.
1. Vorlage öffnen statt neu anfangen
Legen Sie sich einmalig eine Seite an, die Sie für Störungen wiederverwenden: Kopfzeile mit dem Namen Ihres Unternehmens, eine Kennzeichnung als Störungsmeldung, eine große Überschrift und zwei Zeilen Erläuterung. Bei der nächsten Meldung tauschen Sie nur den Text aus.
Wer jedes Mal bei einer leeren Seite anfängt, macht es sich unnötig schwer und bekommt außerdem uneinheitliche Ergebnisse.
2. Text so schreiben, dass er aus zwei Metern lesbar ist
Auf einem Bildschirm liest niemand einen Absatz. Drei Angaben reichen:
- Was ist betroffen: “Aufzug Haus 12”
- Was ist der Zustand: “außer Betrieb”
- Was passiert als Nächstes: “Reparatur beauftragt, voraussichtlich wieder nutzbar ab Donnerstag”
Die dritte Angabe ist die wichtigste. Sie beantwortet die Frage, wegen der sonst angerufen wird. Wenn Sie den Zeitpunkt nicht kennen, schreiben Sie das ebenfalls hin: “Ein Termin steht noch nicht fest, wir informieren, sobald er vorliegt.” Auch das ist eine Antwort.
Vermeiden Sie Abkürzungen aus dem Haus. “TGA-Störung Str. 12 HE” versteht in der Verwaltung jeder, am Hauseingang niemand.
3. Anzeigedauer festlegen
Eine Störungsmeldung braucht länger als eine Grußbotschaft, weil sie gelesen werden muss. Zwölf bis fünfzehn Sekunden sind ein guter Wert. Läuft die Seite zu kurz, steht der Mieter davor und wartet auf den nächsten Durchlauf.
4. Nur die betroffenen Standorte auswählen
Eine Störung an Haus 12 gehört an den Bildschirm im Eingang von Haus 12 und in die zuständige Geschäftsstelle. Am Mieterpunkt im anderen Quartier ist sie Rauschen. Wählen Sie gezielt aus, wo die Seite läuft.
Anders liegt der Fall bei Meldungen, die alle betreffen: geänderte Öffnungszeiten, ein Feiertag, ein Ausfall der Telefonanlage. Die spielen Sie überall gleichzeitig aus.
5. Und danach: wieder wegnehmen
Der häufigste Fehler ist nicht das Veröffentlichen, sondern das Vergessen. Eine Störungsmeldung, die zwei Wochen nach der Reparatur noch läuft, beschädigt das Vertrauen in den ganzen Bildschirm. Wer einmal gelernt hat, dass dort Altes steht, liest auch das Neue nicht mehr.
Nehmen Sie die Seite heraus, sobald die Störung behoben ist. Löschen müssen Sie sie nicht: Deaktivieren genügt, dann steht sie beim nächsten Mal wieder bereit.
Ein Hinweis zum schwarzen Brett
Der Bildschirm ersetzt den Aushang nicht. Es gibt Informationen, die aus rechtlichen Gründen in Papierform am Haus hängen müssen. Der Bildschirm ist die schnelle Ergänzung für alles, was kurzfristig ist – und das ist der Teil, der am Brett ohnehin selten aktuell war.