Digitales schwarzes Brett in der Wohnungswirtschaft: was am Papier bleiben muss

Die Frage kommt meistens früh: Können wir das schwarze Brett dann abhängen? Die ehrliche Antwort lautet nein, jedenfalls nicht vollständig. Wer das anders verkauft, liefert im Zweifel das Gegenargument gleich mit.

Ein Info-Monitor ist eine Ergänzung. Er nimmt dem Aushang das ab, was dort ohnehin schlecht aufgehoben war: alles Kurzfristige. Was aus rechtlichen Gründen oder aus Gründen der Zugänglichkeit in Papierform vorliegen muss, bleibt.

Dieser Beitrag gibt den Stand aus der Praxis wieder und ist keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Bestand konkret gilt, hängt von Mietverträgen, Hausordnung, Landesrecht und der Bauart der Gebäude ab. Lassen Sie es im Zweifel prüfen.

Was in aller Regel physisch bleibt

Hausordnung. Sie ist meistens Bestandteil des Mietvertrags oder wird über die Hausordnung im Treppenhaus bekannt gemacht. Ein Aushang, der jederzeit zugänglich ist, lässt sich durch einen Bildschirm nicht sinnvoll ersetzen – schon weil der Bildschirm nicht dauerhaft dieselbe Seite zeigt.

Brandschutzordnung und Flucht- und Rettungspläne. Diese Unterlagen unterliegen eigenen Vorgaben zu Anbringung, Ausführung und Lesbarkeit, teilweise mit Anforderungen an Nachleuchten. Ein Bildschirm erfüllt das nicht, und bei Stromausfall erst recht nicht.

Notdienstnummern und Erreichbarkeiten im Notfall. Sie müssen auch dann lesbar sein, wenn der Strom weg ist. Genau dann ist der Bildschirm dunkel.

Bekanntmachungen mit Fristwirkung. Wo eine Information nachweisbar zugegangen sein muss, etwa bei Ankündigungen mit Fristen, ist ein Bildschirm kein geeigneter Weg. Er zeigt eine Seite für einige Sekunden und protokolliert nicht, wer sie gesehen hat.

Was gut auf den Bildschirm passt

Alles, was schnell veraltet und wo kein Nachweis nötig ist:

• Störungen und Einschränkungen
• angekündigte Arbeiten und Termine
• geänderte Öffnungszeiten der Geschäftsstelle
• Informationen aus dem Quartier, Veranstaltungen, Baufortschritt
• Vorstellung der Ansprechpartner

Für diese Inhalte ist Papier ohnehin das schlechtere Medium, weil es niemand rechtzeitig austauscht.

Zwei Punkte, die im Alltag übersehen werden

Fotos von Personen. Sobald Mitarbeitende, Mieter oder Besucher eines Quartiersfestes erkennbar sind, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung. In der Praxis heißt das: eine schriftliche Einwilligung, die auch benennt, wo das Bild gezeigt wird. Eine Einwilligung für die Mieterzeitung deckt den Bildschirm im Eingangsbereich nicht automatisch ab. Einwilligungen können außerdem widerrufen werden, dann muss das Bild verschwinden.

Bildrechte an Fremdmaterial. Stockfotos und Kartenausschnitte haben Lizenzbedingungen, die die öffentliche Wiedergabe nicht immer einschließen. Ein Bildschirm im Eingangsbereich ist eine öffentliche Wiedergabe. Prüfen Sie das, bevor ein Bild in die Vorlage wandert.

Datenschutz beim Bildschirm selbst

Der Bildschirm zeigt an, er erfasst nicht. Es gibt keine Kamera, keine Zählung von Passanten, keine Erkennung von Personen. Damit entfällt der Teil, der bei digitaler Beschilderung sonst am häufigsten Fragen aufwirft.

Personenbezogene Daten entstehen erst durch die Inhalte, die Sie selbst einstellen. Der Name eines Mieters gehört nicht auf einen Bildschirm im öffentlich zugänglichen Eingangsbereich – auch nicht in einer Störungsmeldung, auch nicht als Klingelschild-Ersatz.

Die Formulierung, die trägt

In der Argumentation gegenüber Vorstand oder Aufsichtsrat lohnt es sich, das von Anfang an sauber zu benennen: Der Bildschirm ist die Fläche für alles Aktuelle. Das Brett bleibt für das, was dort hingehört. Beides zusammen ergibt ein Bild, das gepflegt aussieht – und niemand muss sich die Frage stellen lassen, ob hier eine Pflicht wegdigitalisiert wurde.